企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（ERP）是一種利用信息化手段將先進(jìn)的企業(yè)管理理念固化的管理信息系統(tǒng)，用于實(shí)現(xiàn)跨地域、跨業(yè)務(wù)流程、甚至跨公司進(jìn)行生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等信息的實(shí)時(shí)管控。ERP系統(tǒng)中涵蓋銷售、生產(chǎn)、采購、財(cái)務(wù)、成本等多個(gè)功能模塊，這些模塊間的高度實(shí)時(shí)集成使財(cái)務(wù)的核算管理與前端業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系，使財(cái)務(wù)的計(jì)劃、核算、分析延伸到企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)部門的最末端，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供快速、高效的決策支持。

    在前端物流主要有以下幾個(gè)模塊與財(cái)務(wù)高度集成：銷售（SD）、生產(chǎn)（PP）、采購和庫存管理（MM）。下面筆者將結(jié)合在實(shí)施企業(yè)信息化過程中的一些心得體會(huì)，逐一介紹財(cái)務(wù)與這些模塊的集成點(diǎn)，來說明財(cái)務(wù)模塊是如何完全融入企業(yè)整體流程中去的。

    我們先來設(shè)計(jì)一個(gè)簡單的業(yè)務(wù)場景，將這幾個(gè)模塊聯(lián)系起來：某客戶需要定購100噸某型號(hào)的鋼材，假設(shè)需要預(yù)交款；銷售人員在系統(tǒng)中對(duì)這筆業(yè)務(wù)創(chuàng)建一張銷售訂單，在訂單錄入時(shí)會(huì)檢查自己的庫存，若倉庫內(nèi)有足夠的庫存，且貨物金額不超過信貸風(fēng)險(xiǎn)總額，那么就接著根據(jù)計(jì)劃的時(shí)間進(jìn)行交貨，發(fā)貨和開票等后續(xù)處理；若此時(shí)沒有足夠的庫存，生產(chǎn)部門就會(huì)創(chuàng)建生產(chǎn)訂單組織生產(chǎn)。生產(chǎn)過程中如果需要外部采購一些原材料，那么系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成采購請(qǐng)求，采購部門的同事再根據(jù)采購請(qǐng)求決定是不是進(jìn)行該原材料的采購等等，最后通過生產(chǎn)提供足夠的庫存，銷售這邊就可以進(jìn)行交貨開票了。

    在上述業(yè)務(wù)場景中，與財(cái)務(wù)的集成點(diǎn)主要體現(xiàn)在銷售預(yù)交款、銷售發(fā)貨、銷售開票、采購收貨、采購發(fā)票校驗(yàn)、原材料生產(chǎn)領(lǐng)用、產(chǎn)成品入庫上。

    1、銷售預(yù)交款

    銷售預(yù)交款是由財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)中直接錄入會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)分錄如下：

    借：銀行存款

    貸：預(yù)收賬款-某客戶

    在財(cái)務(wù)記賬后，系統(tǒng)中會(huì)產(chǎn)生一個(gè)該客戶的信用額度，而該額度直接決定了能否成功創(chuàng)建銷售定單及發(fā)貨。如果客戶交的貨款不足以支付本次貨物金額，一般情況下，系統(tǒng)是不允許發(fā)貨的。

    2、銷售發(fā)貨

    銷售訂單的發(fā)貨過賬環(huán)節(jié)，是訂單中產(chǎn)品的真正出庫環(huán)節(jié)，執(zhí)行此環(huán)節(jié)將意味著庫存產(chǎn)品的減少，同時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)主營業(yè)務(wù)成本。生成的會(huì)計(jì)分錄如下：

    借：主營業(yè)務(wù)成本

    貸：庫存產(chǎn)品

    銷售發(fā)貨既體現(xiàn)了銷售業(yè)務(wù)與的財(cái)務(wù)集成，同時(shí)又是銷售業(yè)務(wù)和庫存管理的一個(gè)集成點(diǎn)。銷售發(fā)貨的動(dòng)作由銷售公司下屬成品庫完成，因此它實(shí)現(xiàn)的是銷售業(yè)務(wù)的一個(gè)步驟。

    3、銷售開票

    銷售開票就是是在系統(tǒng)中生成一張開票憑證，也就是我們常說的發(fā)票。由于銷售開票是銷售業(yè)務(wù)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，因此，發(fā)票在系統(tǒng)中的開具一般參照系統(tǒng)中之前的其他憑證（如銷售訂單或發(fā)貨單）信息建立，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)后臺(tái)配置好的規(guī)則自動(dòng)復(fù)制與之相關(guān)憑證的信息，從而使得開票過程簡化，在很大程度上減少了人為差錯(cuò)的發(fā)生。

    當(dāng)開票業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中完成后，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊會(huì)自動(dòng)生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證。具體的會(huì)計(jì)分錄如下：

    借：應(yīng)收賬款-某客戶

    貸：主營業(yè)務(wù)收入

    應(yīng)交稅金-增值稅-銷項(xiàng)

    4、采購收貨

    采購收貨是MM（物流管理）中的一個(gè)環(huán)節(jié)，通常在發(fā)票校驗(yàn)步驟之前執(zhí)行。與銷售發(fā)貨類似，采購收貨是采購供應(yīng)與倉儲(chǔ)部門的共同職責(zé)，同時(shí)在收貨業(yè)務(wù)進(jìn)行時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記賬，生成會(huì)計(jì)憑證。

    在一般的手工會(huì)計(jì)處理和簡單的會(huì)計(jì)軟件處理過程中，會(huì)要求存貨在收到供應(yīng)商發(fā)票以后再入賬，月末如果發(fā)票未到就以應(yīng)付暫估入賬。這樣做雖然方便了會(huì)計(jì)工作，但同時(shí)也帶來了兩大弊端：一是容易造成財(cái)務(wù)賬與實(shí)物賬不符；二是期末核對(duì)工作大大增加。

    在ERP系統(tǒng)中會(huì)采用采購收貨和發(fā)票校驗(yàn)兩個(gè)業(yè)務(wù)全部記賬，兩者通過“暫估應(yīng)付”及“材料成本差異”科目建立勾稽關(guān)系。收貨時(shí)系統(tǒng)生成會(huì)計(jì)憑證如下：

    借：原材料

    貸：應(yīng)付賬款-暫估應(yīng)付

    對(duì)于因采購訂單價(jià)格與所采購的原材料在系統(tǒng)中維護(hù)的價(jià)格之間的差異通過“材料成本差異”科目核算。

    5、發(fā)票校驗(yàn)

    發(fā)票校驗(yàn)充分體現(xiàn)了系統(tǒng)的高度集成性。該功能將采購定單和收貨中的相關(guān)信息自動(dòng)帶入發(fā)票校驗(yàn)窗口，無需人工重復(fù)輸入入庫數(shù)量、價(jià)格等信息并自動(dòng)檢查發(fā)票的內(nèi)容、單價(jià)是否準(zhǔn)確。如果實(shí)際收到的發(fā)票和后臺(tái)配置的默認(rèn)值有差異，則根據(jù)默認(rèn)值的容差范圍來決定系統(tǒng)是否可以進(jìn)一步執(zhí)行。

    當(dāng)發(fā)票校驗(yàn)完畢并過賬后，系統(tǒng)會(huì)生成下列會(huì)計(jì)憑證，同時(shí)沖減由收貨產(chǎn)生的暫估應(yīng)付金額：

    借：應(yīng)付賬款-暫估應(yīng)付

    應(yīng)交稅金-增值稅-進(jìn)項(xiàng)

    貸：應(yīng)付賬款

    6、原材料生產(chǎn)領(lǐng)用

    在生產(chǎn)過程中，各個(gè)工序會(huì)根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)需要領(lǐng)用原材料，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記賬如下：

    借：生產(chǎn)成本-原材料

    貸：原材料

    7、產(chǎn)成品入庫

    產(chǎn)品生產(chǎn)完畢，下線入庫時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記賬如下：

    借：產(chǎn)成品

    貸：生產(chǎn)成本-成本轉(zhuǎn)出

    在上述場景中，不同的前端業(yè)務(wù)之所以產(chǎn)生不同的財(cái)務(wù)記賬憑證，是因?yàn)樵谙到y(tǒng)中會(huì)計(jì)科目及記賬方向與前端物流的移動(dòng)類型及移動(dòng)方向緊密集成并事先指定好。只要是在系統(tǒng)中發(fā)生的前端業(yè)務(wù)一定，則生成的會(huì)計(jì)憑證類型也會(huì)一定，不同的只是物料種類、數(shù)量、金額及執(zhí)行的業(yè)務(wù)部門等。

    從財(cái)務(wù)核算的角度分析，在企業(yè)經(jīng)營過程中，物料移動(dòng)不僅反映了庫存數(shù)量的變化，更重要的是發(fā)生了庫存價(jià)值的轉(zhuǎn)移。因此涉及到物料轉(zhuǎn)移的大部分業(yè)務(wù)需要在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)上進(jìn)行反映并記錄價(jià)值轉(zhuǎn)移的過程。系統(tǒng)根據(jù)財(cái)務(wù)部門與其他業(yè)務(wù)部門共同制定的規(guī)則來決定系統(tǒng)中物料的價(jià)值，同時(shí)在系統(tǒng)后臺(tái)配置自動(dòng)科目確定以便在系統(tǒng)執(zhí)行物流轉(zhuǎn)移業(yè)務(wù)是自動(dòng)生成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證。通過高度集成，可以準(zhǔn)確核算存貨、材料成本差異、生產(chǎn)成本等會(huì)計(jì)科目。另外，ERP系統(tǒng)具有強(qiáng)大的信息流追溯功能，這樣，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)一項(xiàng)業(yè)務(wù)不論是在物流還是財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)的追溯。

    8、結(jié)語

    財(cái)務(wù)與前端物流的無縫集成，一方面保證了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，同時(shí)也可促使公司的產(chǎn)、供、銷、人、財(cái)、物管理清晰透明，規(guī)范可控，極大地推進(jìn)了公司管理變革創(chuàng)新，一定程度上提高了管理效率、客戶滿意度和企業(yè)核心競爭能力。

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