軟件的采購在信息系統(tǒng)建設過程中，是一項看似普通但有暗藏玄機的工作。在一些實施完成的項目實中，就出現(xiàn)過如下情況：由于對后續(xù)服務內(nèi)容、周期及責任方約定不明確，導致軟件維護工作脫節(jié)而影響整個應用系統(tǒng)的運行；由于事前對采購軟件的具體信息約定不清楚，導致合同甲乙雙方產(chǎn)生糾紛致使項目陷入僵局；由于對所采購軟件的授權(quán)方式未作明確定義，導致采購軟件的費用成倍增加等。

        而在軟件產(chǎn)品采購過程中，引入合適的信息系統(tǒng)監(jiān)理機構(gòu)，可以有效地降低風險。對于軟件產(chǎn)品采購的監(jiān)理流程，行業(yè)內(nèi)沒有具體的描述，而賽迪監(jiān)理作為專用機構(gòu)，結(jié)合軟件產(chǎn)品采購流程、軟件產(chǎn)品登記、計算機軟件著作權(quán)登記及軟件產(chǎn)品認證等方面的知識，對此提出了兩項主要原則：第一，確保采購過程與渠道的合法合規(guī)；第二，確保采購產(chǎn)品本身與其版權(quán)的合法合規(guī)。保證采購過程與渠道的合法、合規(guī)性，可在招投標與實施環(huán)節(jié)，按照信息工程監(jiān)理的相關(guān)工作方法，采取相應的手段與措施予以控制；而確保采購產(chǎn)品自身及其版權(quán)的合法、合規(guī)性，主要是參照國家對于軟件產(chǎn)品的相關(guān)政策法規(guī)，在驗收環(huán)節(jié)對相應的證明材料進行嚴格的審核，以此維護用戶的權(quán)益。

l       著重做好“事前控制”，降低用戶風險

        在招投標階段即事前控制階段，此時監(jiān)理機構(gòu)的主要工作就是結(jié)合自身經(jīng)驗及積累，幫助建設方細化招標文件中對于采購商的具體要求（如：對方需提供的資質(zhì)、其已實施完成的項目案例及合同等證明文件、為其供貨的單位的相關(guān)資質(zhì)以及項目要求的其他材料等）；若條件允許，則監(jiān)理人員還可以視情況開展進一步的工作，比如參與建設方與相關(guān)廠商進行的前期的產(chǎn)品技術(shù)交流，并在得到相關(guān)信息后通過監(jiān)理機構(gòu)自身的信息渠道進行摸底與調(diào)查，并搜集廠商及產(chǎn)品相關(guān)的負面信息，包括：是否有過實施失敗的案例、是否發(fā)生過版權(quán)糾紛、在日常應用中是否出現(xiàn)重大事故等等，以此為項目的實施打好基礎。

        在建設方與采購商訂立合同時，由于已經(jīng)在招標文件中明確合同的范本，所以監(jiān)理的主要任務即在雙方對合同文本進行修訂過程中，要求采購商對合同中所采購軟件產(chǎn)品的具體型號數(shù)量、產(chǎn)品及其包含服務的分項報價、相關(guān)服務期限的起止時間標志以及服務的范圍、內(nèi)容、支持方式、相應時間及人員配備等信息，在投標文件相關(guān)描述的基礎上進一步予以明確，并確保建設方在審閱合同后對以上內(nèi)容不產(chǎn)生歧義。同時，合同訂立時的另一項重要的工作就是明確驗收事宜，而此時監(jiān)理人員需圍繞建設方提出的相關(guān)技術(shù)指標及管理流程，對相關(guān)條款逐一進行完善，以確保在驗收環(huán)節(jié)可掌控全局，避免由此引發(fā)的糾紛。

l       把握“合法、合規(guī)”兩項重要依據(jù)，維護用戶利益

        在項目的實施及驗收階段，由于前期已經(jīng)確定需采購產(chǎn)品的型號、采購商的身份、及其他配套服務等事宜，因此監(jiān)理人員在此環(huán)節(jié)宜采用事前與事中結(jié)合控制的方式，圍繞產(chǎn)品的采購、產(chǎn)品的驗收、相關(guān)手續(xù)的審核與確認及軟件部署后的運行情況等內(nèi)容進行監(jiān)理。特別要注意以下方面：產(chǎn)品相關(guān)介質(zhì)及資料是否齊全、采購商提供的采購過程證明材料是否齊全、供貨商提供的軟件相關(guān)資質(zhì)證明文件是否齊全。

        在驗收軟件介質(zhì)及資料時，監(jiān)理人員應以合同為主要依據(jù)對相關(guān)貨物逐一進行核對；對于所采購相關(guān)服務的澄清，應注意保證各方同時在場時共同予以確認，并在事后要求相關(guān)方形成相應的書面文件進行備案；另外，關(guān)于產(chǎn)品質(zhì)保期及服務期的計算方式也應重點關(guān)注，并盡量與各方協(xié)商使其開始期限不早于所建設系統(tǒng)的正式上線時間，由此對維護費用進行合理的控制避免損失。

        在審核采購商提供的采購過程相關(guān)證明材料時，若采購商是通過其他供貨商進行采購的，則必須要求采購商提供有關(guān)的采購合同以及供貨商向其開具的發(fā)票，以上材料采購商可以提供對應的副本，對于材料中關(guān)于貨物價格方面的信息其可以隱藏，監(jiān)理人員應把握的原則就是所提交材料能證明采購過程的正規(guī)與合法性即可。若采購商即為供貨商，則按照審核軟件相關(guān)資質(zhì)證明文件的流程進行。

        在審核軟件相關(guān)資質(zhì)證明文件的環(huán)節(jié)，由于涉及包括軟件產(chǎn)品銷售、軟件產(chǎn)品登記、軟件產(chǎn)品認證、計算機軟件著作權(quán)登記等方面專業(yè)知識及政策法規(guī)，因此對監(jiān)理人員的要求較高，也是反映監(jiān)理機構(gòu)專用性的重要標志。在具體工作中審核其通過的依據(jù)主要有三項：第一，所采購軟件的版權(quán)歸屬按照《計算機軟件著作權(quán)登記辦法》進行了相關(guān)備案，并提供了對應軟件版本的《軟件著作權(quán)登記證書》副本，此項可以保證建設方在日后使用中不會因為版權(quán)問題被其他機構(gòu)追究相應的責任；第二，供貨商已經(jīng)按照《軟件產(chǎn)品管理辦法》（工業(yè)和信息化部令第9號）第八條或第十條的要求完成對應軟件產(chǎn)品的登記和備案，并能提供以上相關(guān)材料的副本，此項可以證明該軟件作為產(chǎn)品在中國大陸銷售的合法性；第三，若供貨商與所采購軟件歸屬機構(gòu)是銷售代理或分公司的關(guān)系，則需要其提供該軟件產(chǎn)品廠商授權(quán)許可其銷售的相關(guān)證明文件，此項可以證明供貨商銷售該軟件產(chǎn)品的合法性。

        綜上所述，我國對于軟件產(chǎn)品的管理已經(jīng)建立了較為完善的制度與法規(guī)，但如何在具體的項目中做好監(jiān)管，尚未有比較成熟、完整的流程與模式；而以上工作實施經(jīng)驗是賽迪監(jiān)理運用自身的方法體系總結(jié)而成的，經(jīng)過實踐證明，其確實有效的解決了此方面的問題。賽迪監(jiān)理認為工作永遠不是一成不變的，整合與重構(gòu)才能體現(xiàn)監(jiān)理自身的核心價值。憑借此理念以及與中國軟件評測中心、賽迪集團以及（工信部）中國電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院的隸屬關(guān)系，賽迪監(jiān)理在相關(guān)政策解讀能力方面、知識與經(jīng)驗積累方面、有效快速的整合重構(gòu)資源從而建立適合具體項目的管理制度與方法方面，已經(jīng)具備了較大的專用優(yōu)勢，并為相關(guān)行業(yè)的客戶提供了有效的支持。

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